korespondensi

A.

Definisi Surat

Secara umum surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud (permintaan, lamaran. penawaran, dan sebagainya) secara tertulis. Menurut Y.S. Marjo, surat adalah alat komunikasi tertulis atau sarana untuk menyampaikan pernyataan maupun informasi secara tertulis dari pihak satu kepada pihak yang lain. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, permintaan, laporan, sanggahan, dan sebagainya.

Menurut Lamudin Finoza, yang menjadi ciri pembeda antara surat dengan karangan tertulis lainnya adalah (1) penggunaan kertas, (2) penggunaan model atau gaya (szyle), (3) pemakaian bahasa yang khas, dan (4) pencantuman tanda tangan.

Jadi, dapat disimpulkan surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk berkom secara tertulis dari satu pihak ke pihak lainnya.

Surat dapat dibuat baik atas nama pribadi maupun atas nama dinas. Jika kegiatan melalu tersebut dilakukan terus-menerus, maka terjadilah korespondensi atau kegiatan surat-menyurat. A para pelakunya disebut koresponden.

Adapun bentuk surat adalah penempatan bagian-bagian surat menurut pola tertentu. Penen pada posisi tetentu akan membentuk model atau gaya tertentu pula. Biasanya hal tersebut diten oleh kebijakan, kesepakatan, atau kebiasaan pada suatu instansi atau perusahaan.

Bentuk surat Indonesia dipengaruhi oleh bentuk surat asing, terutama Belanda. Kemudian m pula bentuk surat Inggris dan Amerika. Ada pula yang berpendapat bentuk surat pada tiap organ dapat berbeda, tergantung pada kebiasaan dan kebijakan instansi tersebut. Akibatnya, bentuk sur Indonesia menjadi sangat

Bagian-Bagian Surat

Surat terdiri dari sejumlah bagian. Setiap bagian memiliki fungsi masing-masing. Tidak setiap bagian harus terdapat pada suatu surat. Ada bagian yang wajib ada pada sebuah surar, seperti tanggal surat dan salam pembuka. 

coba perhatikan contoh surat berikut beserta nama bagian-bagiannya.

1. Kepala Surat

Kepala surat atau kop surat (letterhead) terletak pada bagian paling atas. Umumnya kop surat sudah dicetak terlebih dahulu (preprinted). Jadi, kita tinggal mengetik isi surat saja. Kop surat berfungsi sebagai alat pengenal karena mencantumkan nama organisasi beserta alamat dan nomor telepon.

2. Tanggal Surat

Tanggal surat berfungsi sebagai referensi dan alat pemberian informasi sehingga diketahui kapan surat tersebut dibuat.

3. Nomor Surat

Surat resmi biasanya diberi nomor surat sehingga memudahkan untuk pengarsipan (filing). Nomor surat berfungsi pula sebagai alat pengukur kegiatan kantor yang berhubungan dengan surat-menyurat pada periode Tertentu.

4. Lampiran

Lampiran adalah segala sesuatu yang melengkapi suatu surat. Lampiran dapat berbentuk dokon seperti brosur atau daftar harga. Lampiran dapat pula berupa barang, contohnya, barang contoh sampel.

5. Perihal

Perihal atau hal berfungsi memberi petunjuk kepada penerima surat tentang masalah pokok m Fungsi perihal mirip dengan judul pada suatu tulisan.

6. Alamat Dalam

Alamat dalam atau alamat surat berfungsi sebagai penunjuk ke mana surat harus disampaikan.

7. Salam Pembuka

Salam pembuka berfungsi sebagai tanda pembicaraan akan dimulai.

8. Isi Surat

Isi surat berfungsi sebgai uraian materi pokok dan subjek pembicaraan.

9. Salam Penutup

Salam penutup berfungsi sebagai tanda bahwa pembicaraan telah selesai.

10. Nama dan Jabatan

Nama dan jabatan berfungsi sebagai identitas penanggung jawab surat.

11. Tembusan

Tembusan digunakan bila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut.